Automatización SSO, una inversión inteligente
Por MSc. Santiago Aguirre | 07 de Abril del 2025
El Mindset empresarial ha evolucionado de manera acelerada en las últimas dos décadas buscando la optimización de recursos empresariales y ser más competitivos en mercados tanto nacionales como internacionales incorporando la automatización de procesos, entendiéndose como automatización el uso de la tecnología para realizar tareas con muy poca intervención humana, por ejemplo: software.
Podemos evidenciar la tendencia de las empresas en la inversión de ERP para gestionar: control de inventario, ventas, logística; CRM, contabilidad, nómina, SSO, entre otros, con el objetivo de generar procesos más ágiles, reduciendo la intervención humana, eliminando errores, estandarizando procesos y obteniendo información e indicadores en línea para la toma de decisiones más asertivas para el negocio; esta inversión se vio aún más asentada con la llegada de COVID 19 y ahora con la Inteligencia Artificial IA, donde la facturación de las empresas de software se incrementó a nivel mundial Ver Figura 1.
La gestión Seguridad y Salud Ocupacional – SSO necesita incorporar automatización y dar pasos agigantados, así los Directivos de las empresas van a observar el retorno de la inversión en el cuidado del trabajador y la optimización de los recursos usados en esta área.
Figura 1.- Ingresos proyectados del mercado de software para empresas, 2022 – 2030 (USD Billion)
Entonces, ¿Por qué la automatización en SSO es una inversión inteligente?
Acceso a la información en línea
La Gerencia pregunta si un colaborador tiene capacitación en un riesgo, un EPP entregado, sus condiciones de salud, en especial para actividades de alto riesgo; y tienes que ir a revisar en tus carpetas y cuando ya tienes la información ya el Gerente se fue, ¿Te ha pasado?
Si tenías la información en línea, estarías a lado del Gerente tomando decisiones.
Proactividad para toma de decisiones
La Gerencia necesita de indicadores SSO para tomar decisiones para afrontar la accidentabilidad, morbilidad, indicadores reactivos, proactivos, entre otros y disponerlos en línea es una oportunidad que permite al área de SSO posicionarse como un PARTNER más de la Gerencia.
Reduce la gestión administrativa operativa de SSO entre un 30 – 40%.
Para realizar una inspección, buscas el formato y se te dificulta encontrar la última versión. Bueno, lo encontraste, realizas la inspección en una o dos horas, registrando tus apuntes, tomando unas 20 fotos y vas a tu oficina a generar el informe y de repente te llama el Gerente a su oficina a preguntar sobre la inspección. Llegas donde el Gerente le cuentas todo lo que encontraste en tu inspección y acuerdan dar seguimiento a los hallazgos encontrados. Posteriormente, te toca realizar otras actividades y al finalizar el día te das cuenta que no hiciste el informe, tratas de por lo menos conversar con los responsables de las condiciones subestándar encontradas para que arreglen el problema y evitar algún accidente. Esta es una historia rutinaria en SSO, y es porque existen muchas actividades administrativas que hacer, te quedas en la actividad y no puedes establecer indicadores pues te falta tiempo para registrar o tabular los resultados. Si tuvieras automatizada la gestión, la inspección estaría planificada con el formato, con una periodicidad, podrías generar el informe mientras realizas la inspección adjuntando fotos y registrando observaciones; el Gerente podría acceder al informe y en conjunto con el Responsable SSO podrían realizar un plan de trabajo y asignar responsables corrigiendo así las condiciones y acciones sub estándar de un área, optimizando los recursos y con resultados.
Disminuye accidentes y enfermedades ocupacionales
Mediante la generación, seguimiento y culminación de acciones preventivas a acciones y condiciones sub estándar encontradas durante inspecciones, incidentes o accidentes previos.
Procesos estandarizados, claros, sencillos e integrados.
Muchas veces cuando existen equipos SSO se confunden los formatos de inspección, los nombres de EPP, las capacitaciones, los diagnósticos, entre otros. Con la automatización estandarizas, lo haces bien, lo haces fácil y lo más importante puedes integrar la información de varios usuarios generando resultados integrales de la empresa.
Optimiza el uso de los recursos en esta área.
¿Sabes cuánto gastas en EPP, en capacitación, en medicamentos, entre otros? No, porque registrarlo en papel no te genera una estadística, necesitas realizar un reproceso para cargar en una matriz y de ahí analizar tu gasto y ver como optimizar los recursos, eso con automatización lo haces en línea.
Planificación con resultados
Ver que tu equipo de SSO esté encaminado en un plan, dando seguimiento a su cumplimiento y viendo los indicadores en línea da resultados visibles en la gestión de SSO de la empresa.
Cumplimiento Legal
No encuentras la información de gestión en una auditoría legal es porque te llenas de decenas de carpetas y solo lo va a encontrar quien lo hizo y si cambiaron de equipo complicado encontrarlo, es más fácil encontrar una aguja en un pajar.
Permite a los profesionales SSO ser más estratégicos en su gestión
Recalco este punto pues los profesionales de SSO tienen un aporte superlativo en la empresa, pues cuidan el recurso más importante que es el trabajador y también todos los recursos de la empresa, ya que solo un accidente puede acabar con toda una empresa.
Acceso a la información en línea
La Gerencia pregunta si un colaborador tiene capacitación en un riesgo, un EPP entregado, sus condiciones de salud, en especial para actividades de alto riesgo; y tienes que ir a revisar en tus carpetas y cuando ya tienes la información ya el Gerente se fue, ¿Te ha pasado? Si tenías la información en línea, estarías a lado del Gerente tomando decisiones.
Cero papeles
Ambientalmente más responsables, disminuyendo el uso de papel
“Lo que no se mide, no se puede mejorar”, preguntemos en nuestra empresa los siguientes indicadores del primer semestre: ¿Cuál es el ausentismo de la empresa?, ¿Del personal que se hizo exámenes ocupacionales, cuántos fueron aptos?, ¿Cuáles son los 10 principales diagnósticos que generan ausentismo?, ¿Cuántas inspecciones se realizaron, cuántas condiciones sub estándar se encontraron, cuántos planes de acción se generaron a partir de estas inspecciones y en qué estado están?, ¿Cuántas capacitaciones se han dado y quién las recibió? ¿Los resultados de los indicadores reactivos y proactivos? Y podemos seguir con más preguntas y seguramente la información está ahí, pero cuánto tiempo toma generar ese informe y muchas veces no llega a tiempo a las manos del Gerente y se pierden oportunidades para realizar cambios y mejorar las condiciones de trabajo, de los colaboradores y la productividad de la empresa.
La automatización de SSO es una oportunidad de los profesionales de ser un SSO PARTNER
de la Dirección y mediante datos aportar a los objetivos de la empresa.